会社に入って最初の仕事は電話応対から
あなたが入社して仕事をしようとした時に、最初から仕事がバリバリできる人はいません。ましてや社会生活が初めての新卒社員であればなおさらです。
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その時にまず覚えなくてならないことは、電話応対です。電話応対と言えどもりっぱな仕事ですし、電話応対が会社の信用にも関わる重要なことだと後々必ず気づきます。
電話応対がぶっきらぼうな応対では、お客様の信頼を損ない、「この会社は大丈夫だろうか」という疑念を持たれてしまうこととなります。そこで電話応対には一定のマナーがあります。大事なのは、まず何よりも早く電話にでることです。人間は、待っている時間の感覚は、待たせている時間の数倍と感じるものです。例えば、デートの時間に５分遅れて着いたとします。遅れてきたほうは「少し遅れた」と感じますが、待っていたほうは「もう何やってるんだ！」となります。だから、何はともあれ、早く電話に出ることです。
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次に電話応対に大事なことは、会社名と名前を名乗ることです。電話は相手の顔がわからない状態でかける場合も多いわけですから、お客様はどこの誰と話しているのかわからないと不安になります。すぐ名前を名乗る、そして最後にも名乗る、これが安心していただけます。その際には、「お電話をかけていただいてありがとう」という感謝の意を表すために、「ありがとうございます」の一言を付け加えるともっとよいでしょう。
３番目に重要な電話応対は、話しているお客様が安心できるように、相槌をいれながら聞くことです。その際には、クッション言葉と言われる、「恐れ入りますが・・」「申し訳ございませんが・・」などの言葉を入れながら、お客様のお話される内容を確認しながら進めることです。こういった電話応対のマナーはテクニックもさることながら、「誠意」がなくてはならないことは言うまでもありません。
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