進化するメールのマナー
新しく誕生したビジネスマナーとして真っ先に思い浮かぶのはメールのマナー。
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Eメールが一般に普及しはじめてからまだ十年足らず。その進化に合わせて、新たなルールが追加され続けており、メールマナーは、まだまだ発展途上のビジネスマナーと言えます。
基本のビジネスマナーは昔のマナー本を読んでもあまり変りはありませんが、メールのマナーだけは最新のビジネスマナーの本で確認するのが懸命です。
4,5年前の本を読むと「メールは多用せず、できるだけ電話をかけるようにしましょう」などと書かれていて、結構笑えるのですが、
今やメールはビジネスに欠かすことのできない情報伝達手段ですから、ビジネスマナーに則った使い方で上手に活用してください。
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私が考えるメールと電話の使い分けは、返事を急がないもの、複数の方に同じ内容を連絡したい場合、相手が忙しかったり、不在がちの方の場合は電話ではなくメールを使うようにしています。
また、重要な用件や込み入った内容のものは、まずメールをし、その後電話でフォローします。
さらに、重要な用件は、あとから「言った言わない」のトラブルをなくすためにも、ログを残すことが大切です。
メールには内容とともに差し出した日時、相手が記録されますので、行き違いが起こった時の証跡として利用することができます。
しかし、「お詫び」や「お断り」など、言いにくいことは電話で直接お話するようにするのがビジネスマナーです。
文章だけではニュアンスが伝わらず、誤解されてしまうケースもよくありますので気をつけてください。
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